Gestion des crédits et débiteurs: une tâche à l'année longue

Fin de l'année. Il est temps de s'asseoir. Il est temps de revenir sur le dernier exercice financier. Toutefois, il ne faut pas trop voir les choses en rose, ce qui est vrai en particulier pour la plus ennuyeuse de toutes les pertes: le défaut de paiement du débiteur. Le problème commence souvent déjà au moment de l'acquisition.

Les activités quotidiennes se concentrent principalement sur les acquisitions, le traitement des commandes, le contrôle des coûts, le personnel et l'innovation. Pour de nombreuses entreprises commerciales, la liquidité est pratiquement considérée comme certaine. Les problèmes ne sont reconnus que tardivement. Ceci vaut en particulier pour les défauts de paiement imminents. On est convaincu que l’on connaît bien ses clients et leur situation financière. Les retards de paiement ne sont pas toujours perçus comme un signal d'alarme, mais comme une bonne occasion de signaler au client le soutien qui lui est accordé. Toutefois, environ 70 pour cent de toutes les pertes sur débiteurs sont encourues par les clients réguliers. On se fait confiance. Les signes de difficultés de paiement imminentes sont littéralement ignorés. Ça s'est toujours bien passé. Les relations d'affaires s'intensifient souvent encore plus. Car il se peut que le client n'ait plus trop de fournisseurs qui continuent à l'approvisionner sur facture. Le réveil douloureux vient à la fin de l'année, quand il est temps de faire le point. Aussi financièrement. Les pertes sur débiteurs réduisent les marges et le bénéfice, au détriment de la liquidité propre ou des investissements nécessaires, pour le financement desquels des primes de risque plus élevées doivent être versées - si la banque y participe encore. Dans le pire des cas, la perte de l'indépendance ou même la faillite menacent. Le manque de liquidités est la cause la plus fréquente des faillites d'entreprises.

Dès lors, la gestion des crédits fait partie du quotidien d’une entreprise. Elle commence par l'acquisition, lorsque le vendeur se fait une première idée de la situation financière du client. Au plus tard lors de la conclusion du contrat, un contrôle de la solvabilité devient impératif. Et même après cela, il reste nécessaire de suivre en permanence chaque relation client, d'évaluer les événements pertinents par rapport à sa solvabilité et, le cas échéant, d'en tirer les conséquences. Cela ne signifie pas forcément la nécessité de renoncer au contrat, mais peut signifier que les marchandises et/ou services ne sont plus livrés contre facture. Ce faisant, on évitera une part importante des pertes potentielles sur débiteurs à la source. Cela peut facilement représenter un pourcentage du chiffre d'affaires, qui sera ainsi comptabilisé et non amorti.

La gestion des débiteurs est tout aussi importante. Si les clients ne remplissent plus leurs obligations de paiement à temps malgré la prévention, il n'est généralement pas utile de patienter ou de retarder les rappels. N'importe qui peut ignorer une facture ou reporter le paiement, par exemple s'il y a à se plaindre de la performance du fournisseur. Cependant, on peut certainement s'attendre à recevoir une réponse rapide à un rappel. Si ce n'est pas le cas, des mesures doivent être prises. Les options s'étendent de la suspension immédiate des livraisons jusqu’à la procédure professionnelle en vue de faire valoir la créance. Ce recouvrement nécessite alors une certaine expertise. Les petites entreprises en particulier éprouvent souvent des difficultés à traiter les questions juridiques. Elles perdent un temps précieux ou font des erreurs. Une créance qui aurait encore pu être encaissée dans le cadre d'une gestion stricte des débiteurs pourrait alors devoir être amortie. La gestion des débiteurs commence par une mise à jour constante du fichier clients.

Dans de nombreux cas, il vaut la peine de confier le recouvrement à un spécialiste. Mais même lorsque les connaissances spécialisées sont disponibles au sein de l'entreprise, l'externalisation du recouvrement des créances peut être utile: un calcul des coûts globaux révélera effectivement dans la plupart des cas qu'elle est non seulement plus efficace, mais aussi moins chère. Les agences spécialisées dans le recouvrement disposent de systèmes qui garantissent un traitement optimal, même en cas de volumes importants. En outre, des données négatives sont incluses dans la base de données sur la solvabilité, ce qui est dans l'intérêt des créanciers. Il existe plusieurs options pour l'intégration ou la connexion du système. Dans la phase de prévention, les renseignements économiques et de solvabilité peuvent être consultés automatiquement pour fixer des limites de crédit et éviter les pertes sur débiteurs. Dans la phase de réalisation, il est judicieux de transmettre les créances directement au service de recouvrement. Sur cette base, la gestion des crédits et débiteurs doit être rigoureusement organisée afin d'assurer la liquidité de l'entreprise de manière durable.


Raoul Egeli, Président de l'Union Suisse des créanciers Creditreform

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