Credit- und Debitorenmanagement: eine Ganzjahresaufgabe

Jahresende. Zeit, sich zurückzulehnen. Zeit, zurückzublicken auf das vergangene Geschäftsjahr. Allzu rosarot sollte die Brille dabei nicht sein. Das gilt insbesondere für den ärgerlichsten aller Verluste: den Debitorenausfall. Das Problem beginnt oft schon bei der Akquisition.

Der geschäftliche Alltag dreht sich primär um Akquisition, Auftragsbearbeitung, Kostenkontrolle, Personal und Innovation. Die Liquidität wird in vielen Gewerbebetrieben quasi vorausgesetzt. Probleme werden erst spät erkannt. Das gilt insbesondere für drohende Zahlungsausfälle. Man ist überzeugt, seine Kundschaft und deren finanzielle Situation gut zu kennen. Zahlungsverzögerungen werden zuweilen nicht als Alarmsignal verstanden, sondern als gute Gelegenheit, dem Kunden zu signalisieren, dass man zu ihm hält. Dabei fallen rund 70 Prozent aller Debitorenverluste ausgerechnet bei Stammkunden an. Man vertraut einander. Die Anzeichen drohender Zahlungsengpässe werden buchstäblich ausgeblendet. Es ging ja immer gut. Nicht selten intensivieren sich die Geschäftsbeziehungen noch. Denn der Kunde hat möglicherweise schon nicht mehr allzu viele Lieferanten, die ihn weiter auf Rechnung beliefern. Das böse Erwachen kommt dann zum Jahresende, wenn es gilt, Bilanz zu ziehen. Auch finanziell. Debitorenverluste schmälern Margen und Gewinn. Das geht auf Kosten der eigenen Liquidität oder notwendiger Investitionen, für deren Finanzierung höhere Risikozuschläge bezahlt werden müssen – sofern die Bank überhaupt noch mitmacht. Im schlimmsten Fall droht der Verlust der Unabhängigkeit, ja gar der eigene Konkurs. Mangelnde Liquidität ist der häufigste Grund für Firmenpleiten.

Das Creditmanagement gehört deshalb zum täglichen Brot jedes Unternehmens. Es beginnt bei der Akquisition, wenn sich der Verkäufer ein erstes Bild macht von der finanziellen Lage des Kunden. Spätestens bei Vertragsabschluss ist eine Bonitätsprüfung Pflicht. Und auch danach gilt es, jede Kundenbeziehung laufend zu überwachen und Ereignisse, die relevant für deren Bonität sind, zu bewerten und notfalls Konsequenzen daraus zu ziehen. Das muss nicht zwingend den Vertragsverzicht bedeuten, kann aber heissen, dass nicht mehr länger auf Rechnung geliefert wird. Wer dies macht, wird einen wesentlichen Teil potenzieller Debitorenverluste schon an der Quelle vermeiden. Das kann ohne weiteres ein Prozent des Umsatzes ausmachen, der realisiert und nicht abgeschrieben wird.

Ebenso wichtig ist das Debitorenmanagement. Wenn Kunden trotz Prävention ihren Zahlungsverpflichtungen nicht mehr fristgerecht nachkommen, bringt es in aller Regel nichts, zuzuwarten oder Mahnungen hinauszuzögern. Jeder kann eine Rechnung übersehen oder eine Zahlung aufschieben, etwa, wenn es an der Leistung des Lieferanten etwas zu beanstanden gibt. Man darf aber durchaus erwarten, dass auf eine Mahnung rasch reagiert wird. Ist das nicht der Fall, muss gehandelt werden. Das Spektrum reicht vom sofortigen Lieferstopp bis zur professionellen Geltendmachung der Forderung. Dieses Eintreiben erfordert einiges Fachwissen. Besonders Kleinbetriebe tun sich oft schwer mit der juristischen Abwicklung. Sie lassen wertvolle Zeit verstreichen oder begehen Fehler. Eine Forderung, die bei einer strikten Debitorenbewirtschaftung noch hätte eingebracht werden können, muss dann möglicherweise abgeschrieben werden. Debitorenmanagement beginnt schon bei einer stets aktualisierten Kundenkartei.

In vielen Fällen lohnt es sich, das Inkasso einem Spezialisten zu übergeben. Aber selbst dort, wo das Fachwissen im Betrieb vorhanden ist, kann das Outsourcen des Inkassos sinnvoll sein: bei einer Vollkostenrechnung würde man in den meisten Fällen feststellen, dass dieses nicht nur effektiver, sondern auch kostengünstiger ist. Spezialisierte Inkassobüros haben Systeme, die eine optimale Abwicklung auch bei grossen Volumen gewährleisten. Hinzu kommt, dass die Negativdaten in die Bonitätsdatenbank einfliessen, was im Interesse der Gläubiger liegt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Systemintegration oder –anbindung. In der Präventionsphase können automatisch Wirtschafts- und Bonitätsauskünfte abgerufen werden, um Kreditlimiten festzulegen und Debitorenverluste zu vermeiden. In der Phase der Realisation bietet es sich an, die überfälligen Forderungen direkt ins Inkasso zu übergeben. Darauf aufbauend ist das Credit- und Debitorenmanagement straff zu organisieren, um die Liquidität des Unternehmens nachhaltig zu sichern.

Raoul Egeli Präsident des Schweizerischen Verband Creditreform

© 2018 Schweiz. Verband Creditreform (Genossenschaft)

Danke für Ihre Mitteilung

kontaktformular

Kontaktformular
Sie haben Fragen zu unseren Dienstleistungen? Sie benötigen mehr Informationen? Füllen Sie bitte dieses Formular aus und wir melden uns bei Ihnen.
Kontakt